Qualquer área estruturada em macroprocessos, processos e subprocessos deverá ter a unidade identificada de nível hierárquico mais inferior detalhada, na forma de um fluxo de informação (informacional) acompanhada de uma instrução normativa – IN (exemplo normas ISO, instruções de trabalho – IT, procedimentos operacionais – PO), conforme o manual de qualidade da organização.
A cada plano de ação (ver P1), uma revisão das medidas e ações que contém este plano deverá ser realizada em confronto com as instruções que a mesma abrange, para verificar se existe alguma alteração de procedimentos.
As alterações deverão ser registradas como uma nova versão da instrução ou procedimento, distribuídas aos envolvidos em forma física (ou publicadas na intranet) e gerenciadas por sistemas específicos de gerenciamento eletrônico de documentos – GED.