D4 Acompanhamento

Esta etapa resume o que foi discutido até o momento, ou seja, agora é que se verifica se os resultados de todo o trabalho executado pelas equipes de melhoria na aplicação do modelo de gestão Ciclo CAPD – Modelo de Gestão de 25 Etapas ® foi realmente eficaz.

Se não foi esquecido nada, e foram realizados todos os passos das etapas anteriores, tendo tudo registrado, a aplicação das alterações deve ocorrer de forma que se obtenham os resultados desejáveis.

A cada distorção em relação ao resultado previsto é importante dar o alerta.

O acompanhamento dos dados pelos indicadores e o registro das ocorrências – os registros de qualidade, conforme o Manual de Qualidade – podem auxiliar esta etapa.

O manual determina como devem ser registradas as ocorrências, o acompanhamento das atividades e o seu gerenciamento.

Uma forma de realizar este acompanhamento é o sugerido na etapa P1. Na última coluna à direita do plano de ação, onde é feito menção à etapa D pela letra em destaque, existe um campo para se colocar a data, descrito como “posição”.

Abaixo, guardando uma correspondência com cada medida ou ação do plano, existem três setas, que deverão ser preenchidas na cor correspondente à legenda inferior da tabela: azul, se foi executada a medida ou ação; verde, se está em andamento; e vermelho, se ainda não foi realizado nada desta medida ou ação.

Sugere-se que a cada reunião semanal sejam levados os planos de ação em andamento, com a posição (status) devidamente preenchida e com as explicações (justificativas) devidas em relação ao andamento do mesmo.

Esta etapa tem uma ligação forte com a seguinte (ver D5), pois o acompanhamento dos dados referentes às alterações do processo em questão não deve ficar restrito ao ambiente quantitativo somente, ou seja, o que poderíamos chamar de resultados diretos.

Em D5 comparam-se os resultados por meio das pesquisas para verificar se as mudanças estão surtindo o efeito desejado.